Deze vijf stappen geven je ruimte in je hoofd
Zelf was hij geen bijzonder goede student. ‘Ik was net voldoende georganiseerd om te voorkomen dat ik in de problemen zou raken,’ vertelt productiviteitsgoeroe David Allen over zijn studie aan New College in Florida. ‘Ik woonde op een campus; ontzettend veel interessante mensen op één hoop dat kan ontzettend afleidend zijn. En ik had ook zwaktes, zoals drugs en meisjes.’ Na zijn studie begon hij aan een postgraduate-degree aan de prestigieuze Berkeley University in Californië, maar dat hield hij na vijf maanden al voor gezien.
Pas jaren later, toen hij onder meer als karateleraar zijn geld verdiende, kwam hij op de proppen met zijn wereldberoemde Getting Things Done-stappenprogramma. 'We denken soms dat ons leven beter zou zijn als we meer tijd hadden. Dat klopt niet. Als de dag 26 uur had, dan zouden we gewoon twee uur langer verward, gestrest of verveeld zijn. Wat we nodig hebben is niet meer tijd, maar meer ruimte in ons hoofd.'
Vertrekkend vanuit die gedachte ontwikkelde hij de GTD-theorie, die er vanuit gaat dat je niet constant bezig moet zijn met het herinneren van taken, maar met het daadwerkelijk uitvoeren ervan. ‘Het gaat erom dat je optimaal reageert op alles wat er op je afkomt,’ vertelt hij deze week in Folia. ‘Dat is niet iets waarmee je geboren wordt, maar een ambacht dat je moet leren, net als vechtkunst.’
Aan Folia doet hij de vijf stappen van dat ambacht uit de doeken.
De vijf stappen van Getting Things Done
- Capture
Pak een doos, een notitieblok of een voicerecorder en verzamel alles (alles!) wat je aandacht heeft: klein, groot, privé of professioneel - al je to-dolijstjes, projecten, dingen die je moet regelen of afmaken - laat niets buiten beschouwing. - Clarify
Bekijk ieder project apart. Moet je er iets aan doen? Zo nee, gooi het weg of berg het op. Zo ja: bepaal precies welke actie er vereist is. Neemt de 'next action' minder dan twee minuten in beslag? Doe het dan meteen. Duurt het langer? Delegeer het of zet het op je next action-lijst. - Organize
Organiseer je taken in subcategorieën als: 'telefoontjes die ik moet plegen', 'dingen die ik moet regelen in de stad' of 'mails die ik moet schrijven'. - Reflect
Ga één keer per week door al je lijstjes; schoon ze op en vul ze zo nodig aan. - Engage
Gewoon dóén! Gebruik je systeem om te zien welke taken je het beste nu kunt doen en doe ze met vertrouwen.
Meer weten over David Allen en zijn Getting Things Done-methode? Lees de Folia van deze week!
